Réaliser Un Reporting Financier Facilement

Réaliser un reporting financier ne doit pas nécessairement être pénible. Dans la plupart des entreprises, même les indicateurs de performance clés (KPI) financiers les plus basiques peuvent être difficiles à créer mais également à maintenir à jour. Et lorsque ces deux étapes sont réalisées avec succès, c’est le partage et la collaboration autour de ces indicateurs qui peuvent poser problème.

Dans cet article, nous examinerons différents scénarios de reporting financier et les facteurs de succès pour le rendre pertinent et efficace.

Reporting financier conçu par les contrôleurs de gestion

Le suivi et la communication des performances de l’entreprise font partie intégrante de leurs missions et sont essentiels à la croissance durable de l’entreprise. C’est pourquoi il est nécessaire d’avoir une visibilité globale et des KPI en temps réel pour comprendre ce qui se passe et ajuster les stratégies à tout moment. De toutes les données auxquelles les contrôleurs de gestion ont accès quotidiennement et qui pourraient être analysées, quelles sont celles qui sont réellement pertinentes ?

Les rapports financiers produits par les contrôleurs de gestion aident généralement les PDG à piloter leur entreprise. Il s’agit de calculer, de contrôler et d’améliorer certains indicateurs financiers. Mais lesquels ? À quelle fréquence ? Les indicateurs de contrôle financier peuvent être classés dans les trois catégories ci-dessous, dont la production est complexe car les données nécessaires sont éparpillées.

Indicateurs de trésorerie

Délai moyen de paiement des clients (Days Sales Outstanding, DSO) : c’est le délai moyen de recouvrement des créances, il permet d’identifier les clients en difficulté ou de mettre en évidence l’existence de litiges.

Taux de blocage des paiements : Il mesure le taux de rejets de paiements bancaires, et permet ainsi d’ajuster la cible commerciale ou d’arrêter les relations commerciales avec un client défaillant.

Indicateurs commerciaux

Le nombre de nouveaux clients : cet indicateur permet de juger l’adéquation de l’offre et la pénétration du marché. Il est particulièrement pertinent pour les entreprises nouvellement créées.

Le taux de transformation : il mesure le nombre de prospects devenant clients et valide la stratégie commerciale (ciblage de la clientèle, politique de prix…).

Panier moyen : Il s’agit du montant moyen dépensé par chaque client. Il peut varier en fonction de la période de l’activité.

Taux de satisfaction du client : cet indicateur mesure la pertinence du produit ou du service fourni par rapport aux besoins du client, et met en évidence les problèmes de livraison, de qualité ou de prix.

Indicateurs opérationnels

Le taux d’utilisation d’un outil de production (machine, véhicules utilitaires, etc.) : cet indicateur permet, par exemple, de détecter une sous-utilisation de l’équipement et de l’ajuster si nécessaire.

Taux d’indisponibilité (d’une machine, d’un outil…) : cet indicateur permet de constater l’existence de défauts dans la maintenance ou la livraison, il est fréquemment utilisé dans le secteur de l’hébergement web pour les serveurs informatiques.

Taux de mauvaise qualité : cet indicateur permet d’analyser les causes de mauvaise qualité (matières premières défectueuses, mauvaise compréhension du besoin du client, erreur logistique …).

Indicateur de rotation des stocks : il s’agit de la fréquence de renouvellement des stocks, qui permet de juger de l’efficacité de l’approvisionnement, mais aussi du volume des ventes.

Sur la base de la définition ci-dessus, vous pouvez facilement remarquer la variété des indicateurs nécessaires pour construire chaque type de rapport financier destiné à être partagé avec vos équipes. Pour faciliter ce processus, la centralisation des données dans une base de données dédiée au reporting peut aider les contrôleurs de gestion à automatiser un certain nombre d’étapes et donc à améliorer leur efficacité. Une solution de reporting tout-en-un peut certainement y contribuer et améliorer la qualité des services de reporting en interne.

Reporting financier conçu par les experts comptables

Les cabinets d’experts comptables sont également très friands de rapports financiers. C’est pratiquement devenu un moyen de survivre au sein d’un marché très actif, cela leur permet d’étendre leur offre de base avec des services supplémentaires. Avant d’aborder l’importance de rendre les rapports plus attrayants pour augmenter le taux de fidélisation des usagers et attirer les nouveaux clients, voyons quels sont les indicateurs les plus souvent proposés dans un rapport financier fourni par un comptable.

Le fonds de roulement (FR) détermine si la structure du bilan (la base financière de l’entreprise) est équilibrée, c’est-à-dire si les actifs immobilisés sont financés par des ressources stables (fonds propres et prêts). C’est la réserve financière qui permettra à l’entreprise de financer les opérations courantes.

FR = capital permanent (fonds propres + prêts) – actifs immobilisés (immobilier, équipement, etc.)

Un FR négatif signifie que les réserves financières sont insuffisantes, on dit que l’entreprise est sous-capitalisée. Pour générer un FR positif, vous pouvez, par exemple, augmenter les fonds propres ou contracter un emprunt.

Cet indicateur doit être suivi annuellement ou recalculé en cours d’année si l’une des composantes du calcul évolue suite à un investissement ou une augmentation de capital.

Besoin en fonds de roulement (BFR) : il représente les ressources nécessaires pour financer le fonctionnement de l’entreprise. Concrètement, plus le BFR est élevé, moins il y a de liquidités disponibles.

BFR = les actifs disponibles (stocks + créances commerciales) – les passifs disponibles (dettes commerciales + dettes fiscales + dettes sociales).

Pour améliorer cet indicateur, vous pouvez mettre en œuvre trois stratégies : le délai de rotation des stocks, des clients et des fournisseurs. Ensuite, vous devez suivre l’évolution de votre BFR mois après mois pour agir en amont en mettant en place des actions correctives.

Seuil de rentabilité : le point d’équilibre est le seuil de recettes à partir duquel vous générerez des profits, c’est-à-dire les recettes qui couvriront vos frais fixes.

Seuil de rentabilité = coûts fixes / [((chiffre d’affaires hors taxes – dépenses variables) / chiffre d’affaires hors taxes) x 100]

Le seuil de rentabilité peut être mensuel, ou même estimé quotidiennement, pour savoir si nous sommes dans le creux de la vague et prendre des mesures correctives le cas échéant.

La marge brute est destinée à couvrir vos frais fixes et vos frais de fonctionnement. Le niveau de la marge dépend de l’activité et du positionnement de l’entreprise.

Marge brute = prix de vente hors taxes – prix de revient* (prix d’achat hors taxes dans le cas du commerce)

Le taux de marge brute doit être fixé annuellement et il est important de contrôler régulièrement son niveau pour s’assurer qu’il n’y a pas de dérive et que le commerce n’accorde pas trop de rabais.

Les comptables disposent de toutes les données car ils ont besoin de ces informations pour établir le bilan et le compte de résultat de fin d’année, il s’agit d’un excellent complément à leur offre d’inclure des rapports financiers . L’essentiel est de rendre ces rapports accessibles et les logiciels comptables classiques ne disposent généralement pas de module de reporting. Et lorsqu’ils en ont un, c’est généralement pour les besoins des déclarations fiscales.

Les rapports financiers peuvent devenir un atout majeur pour les services comptables s’ils utilisent des tableaux de bord interactifs avec des indicateurs financiers mis à jour automatiquement. Non seulement il augmentera la satisfaction des clients, mais il les aidera également en avant-ventre en leur montrant davantage de données.

Reporting financier conçu pour vos investisseurs

Ce type de reporting est spécifique à chaque entreprise. Par exemple, il ne sera pas le même pour une boulangerie qui aura besoin de savoir combien de baguettes peuvent être fabriquées avec un sac de farine que pour une start-up vendant un logiciel SaaS, qui devra par exemple calculer son CAC (Coût d’Acquisition Client). Il est donc impératif de commencer par fixer des objectifs précis à atteindre dans un délai imparti : Le nombre de clients, le chiffre d’affaires, le bénéfice, la part de marché…

Une start-up qui vend une solution SaaS aura besoin de KPI spécifiques aux entreprises SaaS , cmme par exemple le nombre de visiteurs de son site, qui peuvent devenir des prospects. Elle devra également connaître la part de ces visiteurs qui se sont enregistrés, c’est-à-dire qui acceptent d’essayer une version gratuite, limitée dans le temps et/ou dans les fonctionnalités, et établir le pourcentage de prospects entrants par rapport au nombre de visiteurs.

Il sera évidemment intéressant pour elle de connaître le taux de conversion de ses prospects en clients, d’établir son taux de désabonnement, son coût d’acquisition client qui doit prendre en compte tous les frais de marketing et de vente (y compris les salaires de la force de vente), son MRR (Monthly Recurring Revenue) et son ARR (Annual Recurring Revenue), qui regroupent les ventes mensuelles et annuelles basées sur les abonnements.

Les marketplaces évalueront le volume global d’affaires, ainsi que le nombre de transactions sur une période donnée (jour, semaine, mois). Des indicateurs tels que le panier moyen par transaction, le nombre moyen d’achats par acheteur ou le pourcentage du chiffre d’affaires par rapport au volume global de l’activité seront essentiels au bon fonctionnement et à l’évolution de l’entreprise : nombre d’acheteurs, nombre de vendeurs ou nombre d’inscriptions.

Les KPI des plateformes E-commerce permettronte connaitre le chiffre d’affaires des produits ainsi que celui des coûts de livraison. Bien entendu, le nombre de visiteurs, le pourcentage de ceux qui ajoutent des articles au panier et les paniers abandonnés seront des indicateurs clés. Le nombre d’inscriptions, ainsi que le prix de vente moyen, seront également des variables à surveiller de près. Enfin, le nombre d’avis, qu’ils soient très positifs ou très négatifs auront également une importance sur la marche à suivre.

Pour compléter tout ce qui est dit ci-dessus, il existe un indicateur commun qui doit être observé régulièrement par les investisseurs, et plus encore pour les start-ups : l’évolution des dépenses.

En général, le business plan des entreprises innovantes prévoit une ou plusieurs années déficitaires, avec des coûts de marketing importants, avant de générer ses premiers bénéfices. Il est donc essentiel d’établir un tableau de bord financier avec : les dépenses fixes (loyer, assurance, remboursement des prêts, etc.) et les dépenses variables (salaires, frais, commissions, matières premières, impôts et taxes). Vous pourrez déduire votre burn-rate (burn-rate : votre argent doit servir à payer les dépenses courantes), votre runway (le temps, dépendant de votre capital initial, pendant lequel votre start-up restera sur pieds avant de devoir trouver de nouvelles sources de financement ou de profits), et votre seuil de rentabilité (break-even point).

Reporting financier conçu pour votre supérieur

Voici quelques exemples d’informations essentielles que vous devrez peut-être communiquer à votre supérieur hiérarchique en fonction de votre poste et de l’équipe dans laquelle vous travaillez.

Indicateurs sur les ressources humaines

Taux d’absentéisme : un nombre élevé d’absences peut poser un problème de gestion ou de conditions de travail inadaptées.

Le nombre d’heures supplémentaires : s’il est trop élevé, cet indicateur peut détecter une surcharge de travail récurrente ou une mauvaise organisation du travail.

Taux de roulement : Il s’agit du ratio de départs des salariés et valide la pertinence des postes et de leur rémunération par rapport au marché, mais aussi le mode d’organisation choisi et la qualité de la gestion.

Indicateurs spécifiques E-commerce ou de site web

Le nombre de visites : cet indicateur permet de mesurer l’attractivité du site.

Le taux de rebond : c’est le nombre de visiteurs qui ne visitent qu’une seule page du site, il permet de mesurer la satisfaction des clients

Durée moyenne d’une visite : cet indicateur complète le taux de rebond

Chiffre d’affaires par mille impressions (RPM) : c’est le chiffre généré pour mille pages vues, il valide l’efficacité d’un site marchand.

Voici un excellent moyen de promouvoir votre reporting et donc votre travail : complétez votre rapport avec des alertes pertinentes qui attireront l’attention de votre responsable lorsqu’un événement critique survient.

Un outil de BI pour automatiser vos rapports

Pour vous faciliter la vie !

Maintenant que vous connaissez les indicateurs financiers à surveiller et sur lesquels vous pouvez compter pour piloter votre entreprise, vous devez vous doter d’outils pour y parvenir. Et vous pourriez vouloir examiner les méthodes de la business intelligence (BI).

ClicData peut vous aider. Nous sommes une solution de reporting qui rassemble toutes les données de votre entreprise en un seul endroit. Notre plateforme est facile à prendre en main et vous pouvez la tester gratuitement. Nous disposons de connecteurs aux principaux logiciels de comptabilité tels que Xero, QuickBooks, FreshBooks et, bien entendu, nous vous permettons de charger des fichiers Excel et CSV. Nous offrons également plus de 250 possibilités de connexion à différentes sources de données (E-commerce, marketing, CRM, base de données et autres applications avec une API REST ou SOAP via notre connecteur Web Service). Avec ClicData, vous pouvez nettoyer, fusionner, combiner vos données et créer des colonnes calculées pour explorer plus en détails vos données.

Mais c’est l’automatisation qui va vous changer la vie ! Avec ClicData, vous pouvez programmer la mise à jour de vos données à la fréquence de votre choix à l’aide d’un simple clic : quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou à la minute près. Vous ne prendrez plus jamais de décisions basées sur des données obsolètes. Vous pouvez ensuite créer des tableaux de bord financiers interactifs et personnalisés avec plus de 70 options de visualisation pour mettre en évidence vos indicateurs. Partagez-les avec vos clients, votre supérieur ou vos investisseurs via un simple live link et rendez vos tableaux de bord accessibles depuis n’importe quel navigateur et n’importe quel appareil.