N’attendez Pas Votre Bilan Annuel Pour Suivre Vos KPIs Financiers

Travaillez-vous actuellement sur votre bilan financier, en rassemblant toutes les données comptable ? Dans ce cas, c’est le moment idéal pour examiner quelques indicateurs de performance clés qui peuvent naturellement être tirés de vos états financiers annuels.

Vous n’aurez pas besoin d’attendre le moment de la déclaration d’impôts pour tirer profit de ces KPIs et nous vous montrerons également quels indicateurs doivent être disponibles à tout moment pour permettre à vos dirigeants d’ajuster leurs stratégies et d’améliorer la rentabilité de l’entreprise en permanence.

Dans cet article, nous passons en revue les KPIs que vous devez inclure dans vos tableaux de bord financiers et nous vous expliquons comment les appliquer à votre entreprise. Ils peuvent fournir des informations précieuses sur les performances de vos équipes et votre trésorerie.

Vous pourrez ainsi évaluer rapidement les performances et la rentabilité et piloter votre entreprise de manière plus agile.

Suivez vos Ventes et Dépenses

Lorsque vous comparez régulièrement vos performances de vente réelles avec vos prévisions, il est plus facile d’adapter et de modifier vos stratégies au fil du temps en fonction des besoins et de contrôler les coûts. Vous pouvez trouver les écarts entre vos ventes nettes (c’est-à-dire le chiffre d’affaires) et vos coûts en soustrayant votre coût d’exploitation réel d’un objectif prévu pour une période donnée. Cela vous permet de maîtriser votre budget et d’analyser l’évolution de votre activité de vente. La comparaison des ventes prévues et réelles sur une base mensuelle vous permet également de revoir et de réajuster vos objectifs commerciaux annuels.

Lorsque vous passez en revue les KPI tels que le total des Ventes Réelles, le total des Ventes Budgétées et les écarts correspondants, vous devez vous demander d’où proviennent les différences budgétaires entre votre budget prévisionnel et votre chiffre d’affaires réel et si elles vous sont favorables ou non. Voici les les bonnes questions à se poser :

• Vos objectifs budgétaires estimés étaient-ils trop élevés ?
• Vos ventes ont-elles été moins bonnes que prévu ?
• Êtes-vous confronté à de nouveaux concurrents dans votre secteur d’activité ?
• Où se situe la difficulté ?

Prenez également le temps d’analyser les variations de vos dépenses dans le temps, pour comprendre leur origine. Cela vous permettra de garder le contrôle de votre activité de plusieurs façons.

Tout d’abord, vous serez plus à même d’identifier la source du déficit budgétaire. Par exemple, si vous avez des dépenses imprévues, vous pourrez savoir si elles sont liées à une circonstance isolée et ponctuelle ou à une circonstance qui pourrait se reproduire à l’avenir.

L’analyse vous aide également à garder le contrôle de votre activité, car vous pouvez plus facilement mettre en œuvre des actions correctives et apporter les ajustements nécessaires à votre budget.

Surveillez votre Rentabilité

Comme tout chef d’entreprise, trésorier ou directeur administratif et financier, vous voulez que votre entreprise soit rentable. Deux indicateurs de performance clés (KPI) peuvent vous aider à déterminer rapidement si vous l’êtes :

• Le Point Mort. Cette mesure vous permet de déterminer le temps nécessaire à votre entreprise pour atteindre son point d’équilibre. En surveillant cet indicateur, vous pouvez réagir plus rapidement et modifier votre stratégie si nécessaire si les résultats des ventes ne sont pas ceux que vous attendiez. Ce seuil peut être déterminé par les revenus des services ou des produits vendus qui sont nécessaires pour équilibrer les dépenses de l’entreprise. Plus le délai est court, plus votre entreprise sera remboursée rapidement.
• Profit vs. Chiffre d’Affaires. C’est l’un des meilleurs indicateurs de performance, que vous soyez une petite entreprise ou une grande société internationale. Le rapport entre votre bénéfice d’exploitation et votre chiffre d’affaires est un indicateur utile de la performance de votre activité principale. Il vous permet de connaître l’efficacité commerciale de votre entreprise. Vous ne devez pas tenir compte de résultats exceptionnels ou de résultats financiers pour analyser les performances liées à votre activité. Cette mesure vous aide à juger et à comparer les performances de votre entreprise avec la moyenne de votre secteur d’activité. Cela vous aidera à déterminer si vous êtes sur la bonne voie ou si vous devez modifier votre stratégie pour développer davantage vos ventes.

Le Fonds de Roulement et sa Pertinence pour la Trésorerie

La trésorerie de votre entreprise dépend à la fois de vos ressources financières et des décalages entre les encaissements et les décaissements.

Avec un flux de trésorerie positif, vos ressources sont suffisantes pour répondre à vos besoins financiers ; lorsque vous avez un flux de trésorerie négatif, vous devez rapidement trouver des sources de financement supplémentaires. Il est donc important d’avoir un accès rapide aux totaux de vos flux de trésorerie.

Pour calculer la trésorerie de votre entreprise, vous avez besoin de deux paramètres :

• Besoin en fonds de roulement. Cette mesure vous indique les besoins de financement de votre entreprise.
• Fonds de roulement. Cette mesure reflète les ressources financières que vous avez acquises sur le long terme, y compris les capitaux propres, les prêts, l’amortissement et les provisions.

Toute entreprise doit disposer de ressources financières suffisantes pour répondre à ses besoins et payer ses dépenses, y compris les charges fixes, les factures des fournisseurs, les taxes et les droits, etc.

Si vous voulez rendre votre entreprise durable, concentrez-vous sur une vision globale de votre trésorerie à moyen terme afin de pouvoir anticiper les risques potentiels, cibler rapidement les écarts de trésorerie et, par conséquent, réagir en conséquence.

Réduisez vos Créances Commerciales

En plus du suivi régulier de votre rentabilité et de votre trésorerie, les créances commerciales sont un élément que vous devez absolument prendre en compte et suivre pour une bonne gestion de trésorerie. Si vous ne le faites pas, elles peuvent vous causer d’importants écarts de trésorerie.

En minimisant les créances de vos clients, vous minimisez votre risque de flux de trésorerie négatif. Toutefois, n’oubliez pas de vous adapter à la situation financière de vos clients.

Certains seront prêts à payer immédiatement, d’autres peuvent payer par versements, et d’autres encore retarderont leur paiement jusqu’à ce que vous soyez obligé de leur envoyer une lettre de recouvrement.

Comprendre vos clients vous permettra certainement de connaître leur fiabilité financière, mais surtout, cela vous permettra d’ajuster vos investissements afin de conserver un flux de trésorerie positif.

Bien entendu, n’oubliez pas d’entretenir au mieux vos relations avec vos clients. Comprendre vos clients et vous adapter à leurs besoins de paiement vous aidera à les fidéliser.

Optimisez vos Dettes Fournisseurs

En fonction de vos prévisions de trésorerie et du niveau réel de vos liquidités, deux solutions s’offrent à vous concernant vos dettes commerciales : vous pouvez soit régler les factures dans les meilleurs délais, soit négocier vos conditions de paiement.

Dans tous les cas, pensez à établir des accords signés par vos fournisseurs concernant les délais autorisés et les rabais accordés, le cas échéant.

Si vous disposez de ressources financières suffisantes, le paiement rapide de vos factures peut être un bon moyen d’économiser de l’argent grâce aux remises accordées par vos fournisseurs. Aujourd’hui, de nombreuses entreprises accordent des remises pour paiement anticipé, alors profitez-en ! Cela vous permettra également d’obtenir plus de liquidités pour financer votre fonds de roulement.

À l’inverse, si votre entreprise connaît des difficultés, n’hésitez pas à négocier vos conditions de paiement avec vos fournisseurs. Il vous sera ainsi plus facile d’attendre que vos clients vous paient avant de régler la facture.

Mesures Dérivées de votre Etat Financier

Les principaux paramètres des états financiers comprennent le bénéfice avant intérêts et impôts (BAII), le revenu net, le bénéfice par action, les marges, les ratios d’efficacité, les ratios de liquidité, les ratios de levier et les taux de rendement.

Nous nous concentrerons sur le critère préféré des professionnels de la finance, celui qui est utilisé pour évaluer la santé financière d’une entreprise : le bénéfice brut d’exploitation. Il est calculé en soustrayant les frais d’exploitation des revenus à recevoir.

Bénéfice brut d’exploitation = Revenus à recevoir – Dépenses d’Exploitation

L’amélioration de votre BAII contribue à garantir l’avenir de votre entreprise. Elle permet d’investir dans la croissance sans dégrader la rentabilité.

Mais avec quels leviers ?

Premièrement, travaillez sur les marges

Il faut les ventiler par client, par produit, par zone géographique, etc. Pour ce faire, vous devrez développer une comptabilité analytique afin d’identifier les sources de pertes pour les éliminer, ainsi que les secteurs prometteurs pour les consolider.

Ensuite, revoyez votre politique d’achat, en commençant par repenser vos relations avec vos fournisseurs. Les entreprises qui font appel à des sous-traitants dans leur processus de fabrication doivent s’interroger sur leur maîtrise de la chaîne de valeur et sur la vulnérabilité que la sous-traitance peut engendrer. Prenez en compte le savoir-faire et la dépendance technique, les problèmes de logistique, la qualité, et leurs prix plus ou moins difficiles à négocier.

Si vous choisissez de sous-traiter, veillez à mettre en place une stratégie de partenariat et à définir des plans de productivité. En vous engageant durablement auprès de vos prestataires de services, vous pouvez leur demander d’améliorer leur productivité en retour.

Ainsi, il ne s’agit plus de faire pression sur les prix en exigeant des remises immédiates ou en les fixant par rapport au volume acheté. Il s’agit plutôt de casser la structure des coûts des produits ou services achetés et d’aider les fournisseurs à trouver des leviers de productivité.

Ensuite, analysez vos frais généraux

Cela implique de réaliser une étude approfondie des besoins, ce qui nécessite d’examiner les plus petits détails pour identifier les économies potentielles.

En informatique, par exemple, il est nécessaire d’analyser la répartition des coûts entre le matériel informatique, les frais de logiciels, les prestataires de services externes et les salaires. Bien entendu, cela implique une renégociation complète et périodique des contrats de frais généraux – électricité, flotte de véhicules, assurances, etc.

Ensuite, il faut revoir tous les processus d’entreprise pour les rendre aussi efficaces que possible. Cela inclut l’examen des frais généraux des fonctions de soutien afin de trouver des moyens de simplifier l’organisation et d’accroître la valeur ajoutée de chaque employé en éliminant les tâches inutiles.

La numérisation permet d’améliorer les processus d’entreprise et d’accroître l’efficacité. Cela est particulièrement vrai dans le domaine de la comptabilité, où des écritures très longues peuvent être supprimées grâce à la numérisation et à une plus grande implication des équipes opérationnelles.

En Résumé

En conclusion, il existe des paramètres financiers pertinents qu’il faut contrôler très régulièrement. Votre liste d’indicateurs critiques dépendra de votre entreprise ; au-delà de ceux énumérés ci-dessus, des mesures liées à votre secteur d’activité spécifique ou à votre modèle commercial, comme les entreprises SaaS, peuvent être des ajouts précieux.

Vous pouvez utiliser nos modèles de tableaux de bord et notre plateforme de gestion des données pour suivre vos indicateurs clés de performance financière en temps réel.