USE CASE CLIENT
Le partenariat avec Travel Alliance a permis de remplacer un mois de travail manuel par plus de 50 rapports automatisés
Le partenariat avec Travel Alliance a permis de remplacer un mois de travail manuel par plus de 50 rapports automatisés
A propos de Travel Alliance Partnership
Travel Alliance Partnership est une agence de marketing spécialisée dans le voyage et le tourisme qui gère une coopérative fonctionnant sur le principe de l’adhésion et mettant en relation des voyagistes, des destinations, des sites touristiques et des conseillers en voyages à travers les États-Unis. Grâce à des services marketing, des programmes d’adhésion, des événements et des partenariats stratégiques, elle soutient un réseau diversifié d’acteurs du secteur. La coordination de ces groupes, qui disposent chacun de données, de besoins en matière de reporting et d’exigences de confidentialité spécifiques, nécessite un niveau de précision opérationnelle qui va bien au-delà du travail habituel d’une agence.
Leur objectif
Travel Alliance Partnership recueille chaque année des données commerciales exclusives auprès de plus de 20 voyagistes afin de produire des rapports d’impact personnalisés qui démontrent le retour sur investissement de leurs destinations touristiques. À mesure que leur programme d’adhésion s’est développé, la complexité opérationnelle liée à la gestion des données provenant de dizaines de parties prenantes s’est accrue, chacune ayant des formats, des délais et des exigences de confidentialité qui lui sont propres.
- Collecte de données fragmentée, sans système centralisé : plus de 20 voyagistes ont transmis leurs données via divers supports (tableurs, e-mails et portails web peu fiables), sans format standardisé ni processus de soumission fiable.
- Formats hétérogènes et validation manuelle : chaque soumission devait faire l’objet d’un examen et d’une correction au cas par cas avant de pouvoir être utilisée, ce qui entraînait plusieurs semaines de travail supplémentaire avant la publication des rapports.
- Un processus de reporting entièrement manuel s’étalant sur un mois : l’équipe a passé jusqu’à un mois à regrouper les données, à harmoniser les formats, à valider les informations saisies et à établir des rapports individuels, ce qui ne lui a laissé que peu de temps pour l’analyse ou le travail stratégique.
- Des rapports personnalisés qui ne permettaient pas de s’adapter à l’échelle du programme : chaque destination nécessitait un rapport sur mesure présentant l’impact régional. La production manuelle de ces rapports pour des dizaines de membres chaque année s’avérait inefficace, source d’erreurs et limitait la capacité de l’équipe à développer le programme.
- Exigences strictes en matière de confidentialité : les données confidentielles de chaque opérateur devaient rester sécurisées et distinctes tout au long du processus.
Les rapports étant directement liés à la capacité des membres à justifier leur investissement auprès des conseils d’administration et des parties prenantes, Travel Alliance Partnership avait besoin d’un outil capable de regrouper toutes ces données, d’en garantir la confidentialité et de produire des rapports précis et personnalisés, sans que son équipe ne soit submergée par les tableurs chaque mois de janvier.
Après avoir passé la première année à faire cela manuellement, nous nous sommes dit : « Plus jamais ça ». Nous avions plus de 20 voyagistes qui nous transmettaient leurs données de vente confidentielles via des tableurs, des e-mails et un portail qui nous a lâché en plein milieu du cycle. Chaque transmission était différente, arrivait à des moments différents, et devait être vérifiée avant même que nous puissions commencer à établir des rapports. Or, ces rapports sont essentiels : nos membres s’en servent pour justifier leur investissement auprès de leurs conseils d’administration et de leurs dirigeants. Nous avions besoin d’un outil capable de rassembler toutes ces données, d’en garantir la confidentialité et de produire des rapports précis et personnalisés, sans que notre équipe ne soit submergée de feuilles de calcul chaque mois de janvier.
Leur approche
Travel Alliance Partnership a entièrement repensé son processus de collecte de données et de reporting sur ClicData, en remplaçant des processus fragmentés et manuels par un pipeline centralisé et automatisé, capable de s’adapter à l’ensemble de son réseau d’adhérents.
- Collecte centralisée des données pour l’ensemble des plus de 20 opérateurs : les méthodes de transmission fragmentées ont été remplacées par des feuilles de calcul Google standardisées et connectées à ClicData, offrant ainsi à chaque opérateur un moyen cohérent et sécurisé de transmettre ses données et éliminant la nécessité de gérer des e-mails, des feuilles de calcul et des systèmes peu fiables.
- Agrégation et validation automatisées : ClicData extrait et agrège automatiquement les données provenant de toutes les sources tout en effectuant des contrôles de validation, ce qui permet à l’équipe de se concentrer sur des analyses à plus forte valeur ajoutée plutôt que sur la consolidation manuelle.
- Des rapports personnalisés évolutifs, basés sur des modèles : un seul modèle de tableau de bord permet de générer des rapports sur mesure pour plus de 30 destinations et attractions à l’aide de filtres et de paramètres. La mise en route rapide des nouveaux opérateurs facilite l’évolutivité du système sans augmenter la charge de travail manuel.
- Long-term support for the platform: from writing MySQL queries to troubleshooting data issues and creating new reports, the ClicData support team provided concrete assistance at every step, even after seven years of use.
Résultat : une opération de reporting qui prenait auparavant un mois entier ne nécessite désormais qu’une seule mise à jour. Grâce à l’agrégation de plus de 20 sources de données en quelques minutes et à la génération de plus de 50 rapports personnalisés chaque année à partir d’un seul modèle, Travel Alliance Partnership a transformé son processus le plus exigeant sur le plan opérationnel en un pilier évolutif et fiable de son programme d’adhésion.
La mise en place a été facilitée par l’équipe de support et de services de ClicData. Qu’il s’agisse d’aide pour rédiger des requêtes MySQL, de dépannage en cas de problèmes liés aux données lors d’une actualisation, de détermination des fonctionnalités dont j’avais besoin ou d’accompagnement lors de mes débuts, j’ai toujours su que je pouvais les contacter et obtenir une aide concrète de la part de personnes qui connaissent réellement la plateforme sur le bout des doigts. Et cela ne s’est pas limité aux débuts : même après 7 ans d’utilisation de ClicData, lorsque j’ai dû créer de nouveaux rapports, le support d’assistance de ClicData m’a aidé à les mettre en place.
