CASO DE USO DEL CLIENTE
La colaboración con Travel Alliance ha sustituido un mes de trabajo manual por más de 50 informes automatizados
La colaboración con Travel Alliance ha sustituido un mes de trabajo manual por más de 50 informes automatizados
Acerca de Travel Alliance Partnership
Travel Alliance Partnership es una agencia de marketing de viajes y turismo que gestiona una cooperativa basada en la afiliación y que conecta a operadores turísticos, destinos, atracciones y asesores de viajes de todo Estados Unidos. A través de servicios de marketing, programas de afiliación, eventos y colaboraciones estratégicas, support a diverse network of stakeholders. Coordinating these groups, each with distinct data, reporting needs, and confidentiality requirements, requires a level of operational precision that goes much beyond traditional agency work.
Su objetivo
Travel Alliance Partnership recopila cada año datos de ventas propios de más de 20 operadores turísticos para elaborar informes de impacto personalizados que demuestran el retorno de la inversión (ROI) de sus destinos turísticos. A medida que crecía su programa de socios, también lo hacía la complejidad operativa de gestionar los datos de docenas de partes interesadas, cada una con formatos, plazos y requisitos de confidencialidad distintos.
- Recopilación de datos fragmentada y sin un sistema centralizado de recepción: más de 20 operadores turísticos enviaron datos a través de una combinación de hojas de cálculo, correos electrónicos y portales web poco fiables, sin un formato estandarizado ni un proceso de envío fiable.
- Formatos inconsistentes y validación manual: cada envío tenía que revisarse y corregirse por separado antes de poder utilizarse, lo que generaba semanas de trabajo adicional previo a la elaboración de los informes.
- Un proceso de elaboración de informes totalmente manual que duraba un mes: el equipo dedicaba hasta un mes a consolidar datos, estandarizar formatos, validar los datos introducidos y elaborar informes individuales, lo que dejaba poco tiempo para el análisis o el trabajo estratégico.
- Informes personalizados que no se podían ampliar: cada destino necesitaba un informe a medida que mostrara el impacto regional. Elaborarlos manualmente para docenas de miembros cada año resultaba ineficaz, propenso a errores y limitaba la capacidad del equipo para ampliar el programa.
- Requisitos estrictos de confidencialidad: los datos propios de cada operador tenían que mantenerse seguros y separados durante todo el proceso.
Dado que los informes están directamente relacionados con la capacidad de los socios para justificar su inversión ante los consejos de administración y las partes interesadas, Travel Alliance Partnership necesitaba una herramienta que pudiera reunir todos esos datos, garantizar su confidencialidad y generar informes precisos y personalizados sin que su equipo se viera desbordado por las hojas de cálculo cada mes de enero.
Después del primer año haciéndolo a mano, dijimos: «Nunca más». Teníamos a más de 20 operadores turísticos enviándonos datos de ventas propios a través de hojas de cálculo, correos electrónicos y un portal que se nos estropeó a mitad de ciclo. Cada envío era diferente, llegaba en un momento distinto y teníamos que comprobar que todo fuera correcto antes siquiera de empezar a elaborar los informes. Y estos informes son importantes: nuestros socios los usan para justificar su inversión ante sus juntas directivas y jefes. Necesitábamos una herramienta que pudiera reunir todos esos datos, mantener su confidencialidad y generar informes precisos y personalizados sin que nuestro equipo se viera desbordado por las hojas de cálculo cada enero.
Su enfoque
Travel Alliance Partnership ha rediseñado por completo su flujo de trabajo de recopilación de datos y elaboración de informes en ClicData, sustituyendo los procesos manuales y fragmentados por un flujo de trabajo centralizado y automatizado capaz de adaptarse a toda su red de miembros.
- Recopilación centralizada de datos de los más de 20 operadores: los métodos de envío fragmentados se sustituyeron por hojas de cálculo de Google estandarizadas y conectadas a ClicData, lo que proporcionó a cada operador una forma coherente y segura de enviar datos y eliminó la necesidad de gestionar correos electrónicos, hojas de cálculo y sistemas poco fiables.
- Agregación y validación automatizadas: ClicData extrae y agrega automáticamente los datos de todas las fuentes al tiempo que aplica controles de validación, lo que permite al equipo centrarse en análisis de mayor valor en lugar de en la consolidación manual.
- Informes personalizados, escalables y basados en plantillas: una única plantilla de panel de control genera informes a medida para más de 30 destinos y atracciones mediante filtros y parámetros, con una rápida incorporación de nuevos operadores, lo que facilita la escalabilidad sin aumentar el trabajo manual.
- Long-term support for the platform: from writing MySQL queries to resolving data issues and creating new reports, the ClicData support team has provided practical help in every stage, even after seven years.
El resultado: una operación de generación de informes que antes tardaba un mes entero en completarse ahora se realiza con una sola actualización. Con más de 20 fuentes de datos agregadas en cuestión de minutos y más de 50 informes personalizados generados al año a partir de una sola plantilla, Travel Alliance Partnership ha convertido su proceso más exigente desde el punto de vista operativo en un pilar escalable y fiable de su programa de socios.
El equipo de soporte y servicios de ClicData me facilitó mucho la configuración. Ya fuera para ayudarme a escribir consultas de MySQL, resolver problemas con los datos durante una actualización, averiguar qué funciones necesitaba o familiarizarme con la plataforma en los primeros días, siempre supe que podía ponerme en contacto con ellos y recibir ayuda práctica de gente que realmente conoce la plataforma al dedillo. Y no fue solo al principio: incluso después de 7 años con ClicData, cuando he necesitado crear nuevos informes, el equipo de support de ClicData me ha ayudado a elaborarlos.
