10 KPI à suivre pour la gestion de projet 

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    Un indicateur clé de performance (KPI) est un indicateur chiffré, quantifiable, qui aide le gestionnaire de projet à évaluer la performance globale du projet et à vérifier son adéquation avec les objectifs organisationnels de l’entreprise. La réussite d’un projet s’évalue sur différents critères comme le budget, le délai, et la qualité. 

    Pendant que le chef de projet s’efforce de livrer un projet de qualité dans les délais et le budget impartis, la direction attend de voir si les résultats correspondent aux objectifs stratégiques. Ces 10 KPI de gestion de projet établissent un lien entre les objectifs stratégiques et les objectifs du projet, réduisant ainsi l’attrition parmi les chefs de projet, les employés, les actionnaires et les clients. 

    Les KPI de gestion de projet peuvent être utilisés comme un outil de contrôle efficace. Au lieu d’attendre la fin d’un projet pour en évaluer la performance, le chef de projet mesure périodiquement les progrès réalisés par rapport aux objectifs fixés afin de déterminer si le projet va dans la bonne direction. 

    Voici quelques-uns des principaux KPI pour les chefs de projets. 

    Indice de performance des coûts 

    L’indice de performance des coûts (IPC) mesure l’efficacité de la gestion financière d’un projet. Voici comment l’interpréter :  

    – On dit que le projet a été sous-performant lorsque l’IPC est inférieur à 1. 

    – Un IPC supérieur à 1 signifie que la performance a été meilleure que prévu. 

    – La performance est conforme aux prévisions si l’IPC est égal à 1. 

    Par exemple, un IPC de 1,05 signifie que le coût du travail réalisé est inférieur de 5 % par rapport aux prévisions. 

    L’IPC fluctue tout au long de la durée de vie d’un projet en raison des dépenses variables telles que les salaires et les prix des intrants. En utilisant l’IPC, les chefs de projet peuvent prendre des décisions qui permettent de boucler le projet dans le respect du budget. 

    IPC = Valeur acquise (VA) / Coûts réels (CR) 

    Où : VA = coût budgétisé du travail accompli ; CR = dépenses réelles encourues 

    Ecart budgétaire 

    L’écart budgétaire est effectué périodiquement pour mesurer la différence entre les dépenses estimées et les dépenses réelles. L’écart budgétaire est utilisé pour suivre les différents postes de dépenses au sein d’un projet, aidant ainsi le chef de projet à décider de la meilleure façon d’allouer les ressources restantes pour une performance optimale. Les résultats de l’écart budgétaire s’interprètent de la façon suivante : 

    – Positif = inférieur au budget 

    – Zéro = dans les limites du budget 

    – Négatif = dépasse le budget 

    L’écart budgétaire est calculé comme suit : Valeur acquise – Valeur réelle 

    Rentabilité (par tâche, projets et clients) 

    Déterminer la rentabilité d’un projet n’est pas une tâche facile, mais les chefs de projet doivent calculer les rendements pour décider si un projet est viable pour l’entreprise. 

     Cela leur permet d’abandonner les projets à perte, de s’écarter des activités déficitaires et de se concentrer sur des clients et des projets rentables. La rentabilité doit être mesurée à trois niveaux : 

    – La rentabilité par tâche mesure la rentabilité des tâches au sein des projets. Les tâches non rentables peuvent être abandonnées, améliorées ou facturées à la hausse à l’avenir. 

    – La rentabilité de l’ensemble du projet est la différence entre le montant facturable d’un projet et le total des dépenses engagées sur ce projet. 

    – La rentabilité par client calcule la rentabilité moyenne de tous les projets d’un client. Cela permet au chef de projet d’avoir une vision plus large pour les clients réguliers, de se concentrer sur les entreprises les plus rentables ou renégocier les tarifs avec les autres.  

    Voici une formule générale de rentabilité : 

    Rentabilité = Montant facturable – Coûts totaux 

    Où ; 

    Montant facturable = (heures facturables X taux horaire facturables) + dépenses facturables 

    Coût total = (heures passées sur le projet X taux horaires) + toutes les dépenses. 

    Si le solde est : 

     > 0 = Profit 

    = 0 = seuil de rentabilité 

    < 0 = Perte 

    La Valeur Prévue 

    La valeur prévue également appelé par son nom anglais “Planned Value”, est un élément essentiel de la gestion des coûts. Ce KPI vise à attribuer une performance monétaire de base par rapport à des jalons identifiés dans un projet. La VP est calculée à l’aide de la formule suivante : 

    Par exemple, un projet doit être achevé dans six mois et coûtera 10 000 €. Dans trois mois, 50% du travail devrait être achevé. La valeur planifiée après cette période sera de : 

    VP = 10 000 € X 50 % = 5 000 €. 

    La valeur prévue doit être calculée avant le début du projet car elle sera nécessaire pour calculer d’autre KPI de gestion de projet comme l’indice de performance des délais. 

    VP = Budget à l’achèvement (BAC) X Pourcentage d’achèvement prévu 

    Taux d’utilisation 

    Le taux d’utilisation est le rapport entre les heures disponibles et les heures facturables au client. Il mesure le temps passé à générer des revenus et le compare aux revenus attendus, de sorte que les chefs de projet disposent d’un moyen de mesurer les performances lors de l’exécution des tâches. 
     
    Bien que rentable pour l’entreprise, une utilisation maximale pourrait entraîner l’épuisement professionnel des employés qui doivent toujours effectuer des missions non facturables dans le cadre de leur mission. A l’inverse, une utilisation minimale ne permet pas d’assurer la rentabilité. Le taux d’utilisation idéal se situe donc aux alentours de 80%. 
     
    Voici comment le calculer : 
     
    Utilisation facturable = (Nombre d’heures facturables / Nombre d’heures disponibles) X 100 % 

    Indice de performance des délais (SPI) 

    L’indice de performance des délais est un KPI utilisé pour mesurer la progression de l’achèvement par rapport au planning. Il élimine les suppositions et permet au chef de projet d’apporter des améliorations pour accroître l’efficacité des ressources. Le SPI est un rapport entre la valeur prévue et la valeur réelle et se calcule comme suit :  

    SPI = valeur acquise / valeur planifiée.  

    La valeur acquise est une mesure utilisée pour quantifier la performance d’un projet pendant son exécution. Par exemple, si un projet est censé valoir 100 000 dollars après son achèvement et que les travaux en cours sont estimés à 80 %, la valeur acquise sera la suivante :   

    80% X 100,000 € = 80,000 €  

    Le SPI, dans ce cas, serait de 80 000 € / 100 000 € = 0,8.  

    Si l’indice SPI est supérieur à 1, cela signifie que vous êtes en avance. S’il est inférieur à 1, cela signifie que vous êtes en retard  

    Taux de rotation du personnel (turnover) 

    Le taux de rotation des employés est le pourcentage de membres de l’équipe qui ont quitté l’entreprise. Un taux de rotation élevé pourrait être considéré comme un problème RH uniquement. Si la moitié de votre équipe quitte le projet, vous aurez probablement des retards, des dépenses imprévues et une baisse de la satisfaction client.  

    Un turnover de 0 % est impossible, mais l’idéal est de ne pas dépasser les 15% ; 

    Vous pouvez calculer le taux  de rotation des employées à l’aide de la formule suivante :  

    (Employés qui sont partis ÷ Nombre moyen d’employés) x 100 

    Capacité des ressources humaines 

    La planification de la capacité des ressources aide les chefs de projet à affecter les ressources là où elles sont le plus nécessaires pour en tirer une valeur maximale. Ce KPI peut également aider à :  

    • Ajuster les plannings des projets en fonction de la capacité existante  
    • Permettre la rotation des ressources entre différentes tâches pour un rendement optimal  
    • Garantir une qualité optimale de la production  
    • Minimiser le turnover des ressources humaines en adaptant la charge de travail à la taille des équipes 
    • Empêcher la double affectation d’une même ressource à différentes activités simultanées  
    • Identifier les lacunes en matière de compétences et planifier la formation ou le recrutement à l’avance.  

    Le chef de projet doit connaitre les priorités des tâches pour prévoir la capacité des ressources. La planification de la capacité des ressources peut être basée sur un portefeuille (projets multiples) ou sur un projet.  

    Une estimation précise de la capacité des ressources humaines doit tenir compte des pauses et des heures passées en dehors des tâches réelles, comme la participation à des réunions, et les soustraire des heures disponibles.  

    Capacité des ressources = heures de travail disponibles par jour X nombre total de jours de travail alloués au projet. 

    Taux d’achèvement dans les délais 

    Le taux d’achèvement dans les délais mesure le nombre de projets achevés dans les temps. Il aide le chef de projet à suivre la productivité et à l’améliorer. Une bonne mesure de ce KPI permet à l’entreprise d’identifier et comprendre les problèmes qui rendent difficile l’achèvement d’un projet dans les délais prévus.   

    La précision de l’estimation et de l’exécution est essentielle à la réussite de tout projet. Cependant, certains projets peuvent prendre du retard sur le planning car il arrive que l’on sous-estime le temps nécessaire à leur réalisation. Et l’’entreprise est condamnée à perdre de l’argent à chaque retard.   

    Savoir estimer le temps d’un projet avec précision est une compétence cruciale pour tout gestionnaire de projet. Outre la compréhension de chaque tâche, ils ont besoin, comme point de départ, de chiffres sur les projets précédemment réalisés. L’objectif de tout chef de projet est d’atteindre un taux d’achèvement de 100 % dans les délais ou d’être aussi proche que possible de ce seuil.   

    Taux d’achèvement dans les délais = (nombre total de projets achevés dans les délais / nombre total de projets) X 100%. 

    Heures planifiées vs temps passé 

    Cet indicateur suit la progression des tâches en tenant compte de la différence entre la durée estimée et le temps d’exécution réel. Le chef de projet peut suivre les progrès de chaque employé par rapport aux objectifs fixés. 

    Une différence supérieure à zéro indique une bonne progression et un résultat négatif indique des délais dépassés. La gestion du temps permet non seulement de mieux gérer les activités, mais également d’économiser les ressources organisationnelles. 
     
    Les tâches doivent être achevées dans les temps pour qu’un projet respecte ses délais. Si les heures réelles passées dépassent le temps prévu, cela signifie que les équipes sont en sous-production ou que le temps prévu a été sous-estimé. 
     
    Calcul du faux d’efficience = Temps estimé – Temps réel passé 

    Ajustez vos KPI en fonction de vos besoins 

    Bien que les KPI de gestion de projet énumérés ici soient des indicateurs courants et faciles à suivre, ils ne sont pas tous adaptés aux besoins de toutes les entreprises. 

    Concentrez-vous sur ce qui est le plus important pour vous et sur ce que vous pouvez mesurer lorsque vous déterminez vos KPI. 

    Chaque projet est différent, ce qui peut signifiez que vous avez  peut-être besoin de KPI uniques adaptés à ce projet. Soyez flexible.  

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