Minimisation des données : Quels principes appliquer pour garantir la conformité RGPD ?

92 % des internautes se déclarant préoccupés par la manière dont leurs données personnelles sont collectées et utilisées. Le règlement général sur la protection des données (RGPD) y répond par des principes tels que la minimisation des données.

Qu’est-ce que la minimisation des données ? Il s’agit d’un des piliers de la RGPD, il impose aux entreprises de collecter uniquement les données nécessaires pour répondre à des objectifs spécifiques. Un principe qui reflète également les attentes croissantes des consommateurs.

Dans cet article nous détaillons les étapes pour intégrer le principe de minimisation des données dans vos process marketing et commerciaux notamment afin d’améliorer votre conformité à la RGPD.

Comprendre les principes de minimisation des données

Pour les plus pointilleux – et adeptes des textes de loi – la minimisation des données est réglementée par l’article 5.1.c de la RGPD et l’article 4.1.c du règlement de l’UE 2018/1725.

Pour simplifier, la minimisation des données exige que seules les données personnelles strictement nécessaires pour répondre à un objectif précis peuvent être collectées et traitées. La minimisation des données se caractérise par les principes suivants :

	Finalité claire et précise	Pertinence	Adéquation	Limitation
Description	Chaque donnée collectée doit être strictement nécessaire à son usage défini et ne doit pas être utilisée à d’autres fins.	Les données doivent être en lien direct avec l’objectif poursuivi, sans être excessives.	La quantité de données collectées doit être proportionnée à leur utilisation, afin de limiter les risques de sécurité.	Seules les données indispensables doivent être collectées, sans anticiper des besoins futurs hypothétiques.
Exemple	Une adresse email collectée pour une newsletter ne peut pas être utilisée pour des offres commerciales sans consentement.	Un magasin de vêtements peut demander la taille et le style préférés d’un client, mais pas son état civil.	Lors de la création d’un compte, seul le nom et l’email doivent être demandés, sans informations supplémentaires inutiles.	Une application de conseils nutritionnels ne doit pas exiger un numéro de sécurité sociale ou un historique médical.

Implications juridiques et éthiques de la minimisation des données

S’il est facile de générer des données, les supprimer de manière responsable n’est en revanche pas un réflexe.  Cela peut donc conduire à des problèmes tels que :

• Accumulation excessive de données (data hoarding)
• Prolifération des données (sprawl)
• Détérioration des données (decay)

Autant de problèmes pouvant accroître les risques de poursuites judiciaires, ou dans une moindre mesure, d’inefficacité opérationnelle.  

La minimisation des données n’est pas une simple suggestion dans le cadre de la RGPD, c’est une obligation légale.

Si vous ne vous conformez pas à cette réglementation vous vous exposez à de lourdes amendes et pénalités. Par exemple, les entreprises qui collectent trop de données ou qui ne justifient pas leur utilisation risquent des amendes pouvant aller jusqu’à 20 millions d’euros, soit 4 % de leur chiffre d’affaires annuel mondial.

Au-delà des considérations juridiques, l’application des principes de minimisation des données se justifie d’un point de vue éthique. Les clients s’attendent à ce que les entreprises gèrent leurs données de manière responsable. Le fait de ne collecter que ce qui est nécessaire témoigne du respect de leur vie privée. Cela réduit également le risque que des informations sensibles soient compromises en cas de faille de sécurité.

L’importance de la minimisation des données

La minimisation des données concerne tous les secteurs d’activité.

Par exemple :

Secteur	Utilisation	Données nécessaires	Données non nécessaires
Retail	Livraison et suivi des commandes	Nom, prénom, adresse postale, numéro de téléphone, adresse email	Nombre d’enfants, situation maritale
SaaS	Administration du compte	Nom, prénom, adresse email, nom du compte	Date de naissance, adresse postale

Mise en place de la minimisation des données : guide pratique

Maintenant que vous maîtrisez les principes de la minimisation des données, elle est relativement simple à appliquer–il suffit d’être pragmatique. Pour vous permettre de la mettre en place ou simplement vérifier sa bonne application, voici les différentes étapes à suivre :

Étape 1 : Procéder à un audit détaillé des données

Commencez par identifier les données nécessaires au bon fonctionnement de chaque équipe et où elles sont stockées : CRM, outils marketing, cookies sur site web, logiciel de comptabilité, systèmes de stockage, etc. Cela vous aidera à repérer les données inutiles qui devraient être supprimées ou ne plus être collectées.

Étape 2 : Définir des règles claires de collecte de données

Une fois l’audit terminé, l’étape suivante consiste à mettre en place des politiques claires de collecte des données. Ces règles doivent cadrer précidément l’utilisation des données clients. Il suffit de se poser la question très simple : de quelles données a-t-on absolument besoin pour assurer le suivi commercial et marketing des prospects ?

Ces politiques doivent également préciser qui peut accéder aux données et dans quelles conditions. Par exemple, seul le personnel des ressources humaines devrait avoir accès aux dossiers sensibles des employés, et seuls les gestionnaires de paie devraient traiter les données financières.

Le process doit nécessairement impliquer le DPO ou à défaut la direction et les équipes métiers. L’objectif est double : sensibiliser les équipes métier au sujet de minimisation des données, mais aussi pour vous de mieux comprendre comment ces données sont exploitées.

Étape 3 : Mettre en œuvre des contrôles d’accès basés sur les rôles

Le contrôle d’accès basé sur les rôles (CABR) permet de restreindre l’accès aux données uniquement aux employés qui en ont besoin pour exercer leurs fonctions. Cela contribue ainsi à limiter la quantité de données accessibles.

Par exemple, une équipe marketing peut avoir besoin d’accéder aux données de campagne, mais ne devrait pas pouvoir consulter des informations sensibles comme les adresses des clients. En limitant l’accès, vous renforcez la sécurité des données clients et réduisez le risque de fuite.

Étape 4 : Adopter le masquage et l’anonymisation des données

Le masquage (data masking) et l’anonymisation des données peuvent contribuer à protéger les informations sensibles.

Par exemple, vous n’avez pas besoin d’afficher le prénom et nom de vos clients dans vos rapports de performance marketing. Le nombre de clients et le chiffres d’affaires générés sont suffisant pour alimenter l’analyse sans exposer des données personnelles inutilement.

De même, les données financières telles que l’historique des transactions peuvent être rendues anonymes afin de réduire davantage les risques d’atteinte à la vie privée.

Étape 5 : Automatiser la rétention et la suppression des données

Une fois les règles minimisation des données établies et claires pour toutes les parties prenantes, il faut trouver un moyen de les maintenir sur le long terme.

Cela passe notamment par l’automatisation de la rétention ou suppression des données. Par exemple, les données des clients inactifs pourraient être supprimés au bout de six mois, à moins qu’il n’existe une obligation légale de les conserver plus longtemps.

Des outils existent pour automatiser ces tâches et de vous assurer que les records soient bien supprimés après un certain délai pour une meilleure gouvernance des données.

Étape 6 : Former les équipes à la minimisation des données et RGPD

La minimisation des données n’est pas un projet qu’on ressort des cartons quand on y pense. Elle doit être ancrée dans les pratiques quotidiennes de chaque équipe.

La sensibilisation et formation de vos équipes sont cruciales pour que la politique de minimisation des données soit durable. La meilleure façon d’embarquer vos équipes est d’appliquer les fondamentaux du principe de minimisation dans des cas très concrets, rencontrés au quotidien.

Des piqûres de rappel et des audits annuels sont recommandés pour assurer la longévité de la politique interne.

Suivi et amélioration continue

Nous vous proposons ici quelques pistes pour garantir la longévité de votre politique de minimisation des données :

• Définissez des KPI

Veillez à mesurer différents indicateurs tels que la quantité de données collectées ou le nombre de violations de données.

• Effectuez des audits réguliers

Planifiez des audits réguliers pour vérifier vos activités de collecte et de traitement des données. Assurez-vous que vous ne collectez que les données nécessaires et que vos pratiques correspondent à vos politiques.

• Recueillez les feedbacks

Sondez régulièrement vos équipes, elles pourront vous indiquer dans quelle mesure les politiques sont respectées. Utilisez ces retours pour améliorer et ajuster la politique.

• Restez au fait des réglementations

Les lois sur la protection des données évoluent régulièrement au rythme des innovations technologiques. Tenez-vous informé des mises à jour de la RGPD et autres lois qui affectent vos pratiques en matière de collecte et traitement de données.

• Documentez les changements et les progrès

Conservez des historiques de tous les changements que vous apportez à votre politique de collecte et traitement de données. Documenter ces changements vous aide à suivre les progrès et fournit une preuve de maintien à jour de vos pratiques pour les audits de conformité.

Réduire pour sécuriser : la règle d’or des données

La minimisation des données consiste à ne conserver que les informations réellement utiles au bon fonctionnement des opérations. Pour une PME, cela signifie moins de risques en cas de cyberattaque, une meilleure conformité aux réglementations et des coûts de gestion réduits.

Stocker trop de données peut vite devenir un fardeau : cela complique la sécurité, alourdit la gestion et peut nuire à la confiance des clients. En limitant la collecte au strict nécessaire, vous protégez votre entreprise et renforcez votre crédibilité.

Finalement, moins de données, c’est plus de sécurité et d’efficacité. Pourquoi s’en priver ?