Connexion En Temps Réel Avec Google Sheets

Google Sheets est un outil largement utilisé par les entreprises pour le suivi des projets en équipe ou la création et le maintien des bases de données essentielles à l’activité de l’entreprise.

Seulement, comme tout outil, Google Sheets a ses limites et elles résident dans la visualisation des données. À mesure que le volume de données augmente ou que le nombre de personnes qui interagissent avec elles augmente, votre jeu de données est sujet aux erreurs et à des ralentissements qui affectent directement vos visualisations.

Réaliser vos visualisations avec un outil externe est un excellent moyen de diminuer la charge de travail qui pèse sur vos feuilles de calculs et de garantir qu’aucune modification ou suppression accidentelle de calculs importants ne se produise. Cette solution a toutefois un inconvénient. Etant donné que la version des données utilisées en dehors de votre écosystème Google Sheets reste statique, vos graphiques ne représenteront pas les données mises à jour.

Vous souhaitez que vos données soient mises à jour en temps réel, comme si la visualisation était intégrée dans Google Sheets ? Vous pouvez utiliser ClicData et paramétrer la connexion à vos feuilles Google Sheets pour que vos données soient extraites toutes les X minutes. Vous pouvez également configurer Google Sheets pour qu’il envoie les données dans ClicData chaque fois que de nouvelles données sont modifiées ou ajoutées. C’est l’objet de ce tutoriel.

Cette fonction est particulièrement efficace lorsque vous utilisez une feuille liée à un formulaire ou à un autre service dont les modifications se font à un rythme irrégulier.

Voici un exemple:

Grâce à ce tutoriel, vous pourrez créer une connexion directe entre vos tableaux de bord ClicData et vos données sur Google Sheets. Avant de commencer, vous devrez créer un connecteur vers votre compte Google Sheets et importer le fichier pour lequel vous souhaitez créer une connexion. Notre guide sur la page connecteur Google Sheets devrait vous aider !

Créez votre connexion à Google Sheets

Ce tutoriel nécessitera une compréhension de base des fonctions avancées et du scripting au sein de l’écosystème Google. Vous n’avez pas besoin de connaissance en JavaScript, mais c’est un plus ! Dans ce tutoriel, nous utiliserons l’API de ClicData et la plateforme de script Google Apps pour créer une connexion directe entre votre les deux applications.

1. Entrez les paramètres du compte

La première étape consiste à entrer dans les paramètres de votre compte ClicData (accessible par le propriétaire du compte) et à configurer une application grâce au mode d’authentification « OAuth 2 – Client Credentials ».

• Lorsque vous ajoutez une nouvelle application pour la première fois, il vous sera demandé de la nommer et de l’activer. Nous appellerons simplement cette application « Google Sheets ».

• Dans l’onglet « Authentification », choisissez le mode d’authentification sur « OAuth 2 – Client Credentials » et enregistrez votre ID client et votre « Client Secret » pour les étapes suivantes.

• Il est également conseillé de vérifier que vos paramètres d’utilisateur sont configurés pour permettre l’utilisation de l’API. Pour le mode « Client Credentials », vous devez vous assurer que l’admin de votre compte a activé le paramètre « Allow User to Use API ». Pour trouver ce paramètre, allez dans Security -> Users -> Edit Account Owner’s User.

2. Obtenez votre identifiant de Schedule ou de jeu de données

La prochaine information dont nous aurons besoin est l’identifiant de votre Schedule ou de votre jeu de données dans ClicData. Un moyen rapide de le faire est d’utiliser la fonctionnalité de test de l’API sur notre page de documentation : https://app.clicdata.com/help/apidocumentation/api-docs

• Recherchez le /data endpoint et cliquez sur l’icône à droite. Une popup apparaîtra alors pour autoriser la page à accéder à votre API. Nous pouvons utiliser le Client ID et le Client Secret obtenus à l’étape précédente.

Nous arrivons donc à l’étape du mode de code d’autorisation, il faut donc choisir d’utiliser l’application en mode Client ID que nous avons configurée.

Maintenant que nous sommes authentifiés, nous pouvons utiliser le bouton « Try it out » pour obtenir un JSON avec tous les ensembles de données sur notre compte, et leurs métadonnées (y compris les ID) !

Nous pouvons également filtrer sur des jeux de données qui peuvent être rafraîchis, et même les filtrer par nom !

Une fois que vous avez la liste des ensembles de données et leurs identifiants, trouvez celui que vous souhaitez connecter (votre Google Sheet) et copiez l’identifiant pour une utilisation ultérieure.

3. Configurez votre script Google Apps

Maintenant que notre application est configurée sur ClicData, nous pouvons commencer à mettre en place notre environnement Google Apps Script du côté de Google Sheets.

• Tout d’abord, nous allons ouvrir la feuille Google Sheets que nous voulons connecter et sélectionner l’éditeur de script dans le menu Outils.
• Une fois dans l’éditeur de scripts, nous devrons ajouter la bibliothèque de scripts OAuth 2.0 Apps à notre projet. Sélectionnez les bibliothèques dans le menu Ressources :

• Entrez l’ID du script de la bibliothèque OAuth 2 et cliquez sur Ajouter pour l’importer

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4. Préparez votre script

Maintenant que notre environnement est prêt, nous pouvons commencer à mettre en place notre script !

1. Copiez/collez le bloc de code ci-dessous.
2. Remplacez le texte suivant dans tout le script pour refléter les données que nous avons obtenues ci-dessus.

• ‘RecId’, remplacez la chaîne de caractères par les identifiants obtenus précédemment dans les variables définies SCHEDULE_ID ou DATA_ID selon la méthode que vous souhaitez utiliser.

• ‘id’, remplacez par le numéro de Client ID que vous avez obtenu précédemment.

• ‘secret’, remplacez par votre Secret Client que vous avez obtenu plus tôt.

• DATAREFRESH selon que vous rafraîchissez votre jeu de données automatiquement, ou que vous rafraîchissez manuellement l’ensemble de données, vous devez remplacer l’appel de variable sur la ligne 34.

5. Testez votre connexion

Maintenant que tout est en place, il est temps de tester votre connexion entre Google Sheets et ClicData.

• Sélectionnez la fonction « run » et cliquez sur « play » pour la tester !

• La première fois que vous essaierez d’exécuter votre code, vous serez invité à vérifier les autorisations du script que nous venons de créer. Il sera traité comme n’importe quelle autre application que vous connecterez à votre compte Google. Vous serez averti que l’application n’a pas été vérifiée, mais c’est normal ! Puisque nous l’avons créée nous-mêmes, il est logique qu’elle n’ait pas été officiellement vérifiée.

6. Automatiser le rafraîchissement des données dans ClicData

Nous pouvons désormais actualiser nos données dans ClicData directement à partir de Google Sheets. Il ne nous reste plus qu’à mettre en place une automatisation qui se déclenche à chaque modification du côté de Sheets. Heureusement, Google nous simplifie le travail !

Vous voyez cette icône d’horloge sur la barre d’outils en haut de l’éditeur de script ? Cette icône nous amène à l’éditeur de Triggers de notre projet (déjà lié directement à notre Google Sheet).

Il suffit de cliquer sur Add Trigger et de définir vos conditions. Assurez-vous que la fonction en cours d’exécution est bien celle appelée « run ». Il y aura plusieurs types d’événements à partir desquels vous pourrez déclencher le rafraîchissement de vos données dans ClicData. Les deux plus importants pour la plupart des cas d’utilisation seront « On Edit » et « On Form Submit« .

Que signifient ces options ?

ON EDIT – se déclenche chaque fois qu’une modification est apportée à la feuille Google. En fonction de la fréquence des modifications, cela peut devenir problématique. Cette option n’est pas recommandée pour les feuilles comportant de nombreux onglets et pour lesquelles un nombre important d’utilisateurs modifient en même temps.

ON CHANGE – Se déclenche lorsqu’un changement structurel est apporté à une feuille de calcul, comme l’ajout ou la suppression d’une nouvelle ligne ou d’une nouvelle colonne. Ceci est recommandé si vous utilisez des feuilles qui sont régulièrement des copié/collé provenant d’autres sources de données.

Note : ce mode ne permet pas une synchronisation de données lorsque des modifications mineures sont effectuées.

ON FORM SUBMIT – Extrêmement puissant lorsqu’il est utilisé conjointement avec un formulaire Google. Cela permet d’envoyer automatiquement toute nouvelle entrée directement dans votre compte ClicData. C’est ce que nous avons mis en place dans le tableau de bord présenté dans l’article.

C’est tout ! Maintenant que votre automatisation est configurée dans le script Google Apps, vos feuilles Google Sheets et vos tableaux de bord dans ClicData devraient être parfaitement synchronisés ! Bien entendu, cela variera en fonction du Trigger de mise à jour que vous avez utilisé.

Vidéo complémentaire – Connectez vos données à partir de Google Sheets