Comment La BI Peut Aider Votre Entreprise en Temps de Crise

En quelques mois seulement, la pandémie COVID-19 a frappé de plein fouet des millions d’entreprises dans plus de 200 pays. La grande majorité de ces entreprises subissent une baisse significative de leurs ventes et de leurs revenus. Les petites entreprises, qui disposent généralement d’une marge financière moins importante, sont plus que jamais en difficulté. Beaucoup se retrouvent dans une situation financière critique en raison des retombées de l’épidémie de coronavirus, ou pire encore, ferment leurs portes. L’éloignement physique est devenu nécessaire pour réduire le taux d’infection, la majorité de l’humanité est contrainte de rester confinée.

Cependant, l’activité économique doit continuer. Et la Business Intelligence (BI) fournit un ensemble d’outils essentiels qui peuvent aider les entreprises à y parvenir.

Le télétravail pendant la crise du COVID-19

Au moment où nous écrivons ces lignes, plus de 58 000 personnes sont mortes de la maladie COVID-19. Le nombre de décès a considérablement augmenté ces dernières semaines et devrait continuer à augmenter. Pour de nombreuses entreprises, le fait que les employés travaillent à domicile est devenu le seul choix viable pour aider à réduire la menace du virus.

Dans cette situation, Internet est une bouée de sauvetage. Depuis que le COVID-19 fait partie intégrante de notre réalité, internet est devenu inestimable, tant sur le plan personnel que professionnel. Grâce à une connexion internet assez rapide, nous pouvons tous travailler partout dans le monde. Même les géants de l’internet tels que Facebook, Google, Twitter, Apple et Amazon demandent ou exigent de leurs employés de travailler à domicile pour éviter de contracter le virus. Le travail à distance est devenu la nouvelle norme – et nous ne savons pas combien de temps il le restera, car personne ne peut dire avec certitude combien de temps cette crise va continuer.

Les atout de la BI en temps de crise

La BI est constituée de logiciels et d’ensembles d’outils qui analysent et transforment les données en informations exploitables que les entreprises peuvent utiliser pour mieux gérer leur entreprise. Les données commerciales sont désormais reconnues comme l’actif le plus précieux pour pratiquement toute entreprise commerciale. Avec les meilleurs outils de BI, les données d’entreprise peuvent être collectées, stockées et gérées dans un entrepôt de données, puis analysées, traitées et présentées dans des tableaux de bord faciles à comprendre. En permettant à un plus grand nombre de responsables d’obtenir les informations et les connaissances dont ils ont besoin pour faire leur meilleur travail, la BI contribue à assurer aux entreprises une stabilité à long terme et offre des vues permettant de prévoir les opérations et les décisions stratégiques de l’entreprise.

« Les données sont ce dont vous avez besoin pour faire de l’analyse. L’information est ce dont vous avez besoin pour faire des affaires ».

John Owen

Une prise de décision plus rapide grâce à la BI

Il n’est pas surprenant que la BI joue un rôle important dans la crise COVID-19 actuelle. Tant qu’une entreprise collecte et gère correctement ses données, elle peut les utiliser n’importe où pour établir des rapports, des analyses et des planifications.

Grâce à une plateforme de BI performante, les entreprises peuvent collecter des données provenant de multiples sources au sein de leur organisation et bénéficier de solutions de données complètes. La BI permet également aux entreprises de collecter des sources de données fiables et organisées sur une seule plateforme grâce à de puissants outils logiciels de BI.

Grâce à son approche intégrée des données et à sa capacité à fournir des mesures très précises sur les performances de l’entreprise, les meilleures plates-formes de BI fournissent :

• Un reporting rapide
• Simplicité
• Qualité de données élevée
• Réduction des coûts
• Satisfaction des clients
• Facilité d’utilisation
• Tableaux de bord prêts à l’emploi
• Meilleures décisions pour les entreprises
• Planification financière à long terme

Pourquoi la BI devrait être une priorité pendant la crise COVID-19

Aujourd’hui plus que jamais, les entreprises doivent garder un œil sur leurs finances. Alors que de nombreuses entreprises sont contraintes d’arrêter ou de ralentir leur activité, elles ont besoin de visibilité sur leur trésorerie. Elles doivent rester informées et alertées lorsque les créances ou les dettes sont retardées, afin de pouvoir prendre les mesures nécessaires, comme avertir leurs banques ou demander une aide financière spéciale au gouvernement.

C’est là qu’intervient la BI. Les plateformes de BI aident les entreprises à surveiller de près les principaux paramètres et à suivre des indicateurs importants tels que les résultats actuels réels comparé au budget. Grâce à des logiciels de BI de pointe, vous pouvez déterminer les domaines dans lesquels vous devez réduire vos dépenses et ce que vous devez faire pour maintenir votre entreprise en vie dans ces circonstances extraordinaires.

Un autre défi auquel les entreprises sont confrontées pendant la pandémie est de savoir comment maintenir la motivation de leurs employés sur le long terme.

Les meilleures plateformes de BI permettent aux entreprises de suivre la motivation et la productivité de leurs employés grâce à des tableaux de bord RH et des tableaux de bord de suivi des projets qui peuvent inclure des mesures telles que

• Nombre de tâches accomplies
• Temps moyen consacré aux tâches ou aux projets
• Total des heures travaillées
• Nombre de projets retardés
• Nombre de demandes de clients clôturées avec succès

Lorsque les indicateurs représentant ces mesures commencent à baisser, les dirigeants savent que quelque chose ne va pas et qu’ils doivent prendre contact avec leurs équipes pour redresser la situation le plus rapidement possible.

Les solutions de BI donnent du pouvoir aux employés

Il a été démontré que si on offre à ses employés un accès limité aux données de l’entreprise, ils se sentiront moins productifs et le résultat peut finir par nuire à l’entreprise. Lorsque les entreprises donnent à leurs employés l’accès à plusieurs tableaux de bord pour les aider dans leur travail, cela leur procure de multiples avantages : Ils travaillent plus intelligemment, prennent des décisions plus rapidement et surveillent plus efficacement les indicateurs de performance clés (KPI) qui soutiennent vos objectifs commerciaux.

En d’autres termes, en accordant aux employés un accès à des données pertinentes et en temps réel et en donnant à leur personnel les outils nécessaires pour améliorer les performances, les entreprises peuvent stimuler considérablement leur croissance économique.

Chaque entreprise possède ses propres KPI qui l’aident à surveiller, gérer et optimiser ses performances. Les solutions de BI aident les organisations à sélectionner leurs KPI les plus pertinents en fonction d’objectifs commerciaux tels que le taux de fidélisation, les revenus récurrents, les fonds dépensés, le chiffre d’affaires, l’expérience utilisateur et le score CSAT.

La BI peut également jouer un rôle clé dans l’engagement des employés. Bien que la plupart des entreprises se concentrent sur le bonheur de leurs clients en priorité, il reste très important pour le succès d’une entreprise de rester informé et de suivre la satisfaction et l’engagement de ses employés.

Lors d’une crise comme la pandémie COVID-19, la BI offre plusieurs avantages pour que les équipes restent sur la bonne voie et donnent le meilleur d’elles-mêmes :

• Aider la direction à sélectionner les meilleurs KPI pour faire avancer les projets
• Créer des objectifs à court terme pour les équipes afin de les aider à se tenir informées de l’impact de la crise sur l’entreprise
• Donner aux employés un accès rapide aux KPI met tous les membres de l’équipe sur la même longueur d’onde, aligne les efforts et motive l’équipe à atteindre ses objectifs
• Permettre à la direction de créer rapidement des tableaux de bord basés sur des KPI présentant des informations importantes aux responsables
• Soutenir les efforts visant à convaincre la direction de l’allocation d’un budget supplémentaire/additionnel

Tirez le meilleur de la BI

Comment votre entreprise va-t-elle survivre dans des conditions aussi difficiles ? Voici quatre des choses les plus importantes que vous pouvez faire avec le BI pour vous faciliter la tâche :

1. Définir des objectifs clairs

Avez-vous un plan pour répondre aux conditions de la pandémie ? Si ce n’est pas le cas, il est temps de fixer vos objectifs commerciaux et de préciser les orientations de votre équipe. Chaque entreprise a besoin de lignes directrices pour orienter son cheminement optimal. Si vos employés savent ce que vous attendez d’eux, vos opérations commerciales se dérouleront plus facilement.

À cette fin, les tableaux de bord peuvent être l’outil fiable sur lequel les employés peuvent s’appuyer afin d’accéder rapidement et facilement aux informations dont ils ont besoin pour faire leur travail. Des tableaux de bord bien conçus aident les gens à prendre rapidement des décisions en cas de stress, d’imprévus et même d’échecs.

2. Établir une politique de travail à domicile

Préparez votre équipe à travailler à distance. Certaines entreprises ont envoyé l’infrastructure nécessaire au domicile des employés. Faites confiance à votre équipe et donnez-lui un accès étendu aux informations et aux données dont elle a besoin. Évitez la micro-gestion. Élaborez, mettez en œuvre et maintenez des stratégies et des plans de test en ligne.

Comme les déplacements ne sont pas une option viable, gagnez du temps et communiquez directement avec votre équipe. Restez en contact, attribuez des tâches, renseignez-vous sur leur santé et faites votre travail sans mettre de pression. Aidez vos collègues à concevoir et à mettre en œuvre des applications de reporting BI utilisables à domicile.

3. Fixer des objectifs commerciaux

Il est plus facile de maintenir votre entreprise en activité si vous disposez d’un plan bien conçu et si vous avez identifié des objectifs commerciaux réalisables. Si vous êtes chef de projet, travaillez avec des analystes et des développeurs de BI pour recueillir les besoins et préparer les spécifications et les réunions de conception. L’absence d’objectifs quantitatifs peut poser à vos utilisateurs finaux des questions concernant l’utilisation appropriée des outils et des données de BI.

4. Valoriser les employés

Nous vivons en effet une période difficile, et le moral des employés doit être maintenu afin que les gens puissent continuer à travailler et rester en bonne santé. Voici quelques suggestions :

• Assurez-vous qu’ils reçoivent le soutien dont ils ont besoin de la part d’une équipe solide et qu’ils ne se sentent pas isolés ou ne se sentent pas en situation d’échec
• Faites leur confiance
• Permettez-leur de prendre des décisions. Absorber le risque si cela tourne mal.
• Soutenez les familles des employés, faire preuve d’empathie en prenant des nouvelles de temps en temps
• Soyez accessible dans les moments difficiles et ne transférez pas votre anxiété à votre personnel
• Fournir en temps utile des informations sur votre entreprise

Leadership des dirigeants

Le thème du leadership peut justifier une discussion approfondie en soi, mais il est suffisamment important pour prendre le temps d’en souligner certains aspects.

En raison de la pandémie mondiale, un bon leadership n’est pas tant une question de gestion à l’heure actuelle, mais plutôt une question de savoir faire le nécessaire pour sauver une entreprise. Qu’il s’agisse de gérer une équipe au bureau ou à distance, un bon dirigeant doit être un excellent communicateur. Lorsque les dirigeants apportent le soutien dont leurs équipes ont besoin et lorsqu’ils croient en leurs membres, les écoutent et leur répondent, ils réussiront beaucoup mieux à maintenir leur entreprise à flot, même dans les conditions désastreuses du moment.

« La gestion consiste à persuader les gens de faire des choses qu’ils ne veulent pas faire, tandis que le leadership consiste à les inspirer à faire des choses qu’ils ne pensaient pas pouvoir faire ».

Steve Jobs

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