USE CASE CLIENT
WAAT a automatisé son processus de devis à facture et a économisé 83 heures en moins de 3 mois.
A propos de WAAT
WAAT est un acteur français de la recharge pour véhicules électriques, accompagnant les copropriétés, les bailleurs sociaux, les entreprises et les particuliers dans le déploiement d’infrastructures et bornes de recharge. Positionnée au coeur de la transition énergétique, WAAT opère des projets à grande échelle et à forte complexité opérationnelle, imposant des processus robustes, automatisés et pleinement traçables.
Leur objectif
Chez WAAT, les données ERP constituent le socle des processus métiers et administratifs. Au fur et à mesure de la croissance de l’entreprise, le volume de dossiers à traiter a augmenté, rendant indispensable la mise en place de workflows fiables et évolutifs.
Ils avaient besoin d’automatiser leur processus de conversion de devis en factures, tout en centralisant les données issues de plusieurs sources et en offrant aux équipes une visibilité claire et en temps réel sur le traité et le non traité.
Les freins identifiés :
- Un processus de traitement manuel chronophage : La conversion des devis en factures reposait sur une suite d’actions manuelles nécessitant des vérifications successives, des mises à jour de champs et des contrôles fonctionnels. Chaque dossier demandait au moins 5 minutes de traitement, mobilisant plusieurs membres de l’équipe sur des tâches à faible valeur ajoutée.
- Des règles métiers strictes et complexes à appliquer : Le traitement nécessitait de croiser des données issues de plusieurs outils, dont l’ERP Sellsy et des plateformes tierces comme Advenir, tout en appliquant des règles métiers très précises. Les contrôles de cohérence et les cas d’exclusion rendaient le processus difficile à standardiser sans une orchestration fine.
- Aucune visibilité fiable sur l’état des devis : Avant ClicData, il était fastidieux de savoir quels devis avaient été traités, lesquels avaient été exclus et pour quelles raisons. Les équipes devaient effectuer des vérifications manuelles pour comprendre l’état réel des traitements, alourdissant le pilotage quotidien de la facturation.
« C’était un processus qui prenait 5 minutes par traitement de devis à la conversion. Il y avait pas mal d’étapes, c’était des étapes simples mais un grand nombre d’étapes. Et au final c’était bien 5 minutes par traitement, avec 2 à 3 personnes qui étaient dessus. »
Leur approche
Avec ClicData, WAAT a entièrement reconstruit son workflow de conversion de devis en factures en un seul pipeline automatisé, centralisant les données issues de plusieurs sources et distribuant des rapports quotidiens aux équipes métier sans aucune intervention humaine.
- Automatisation complète du processus de bout en bout : Les 10 étapes manuelles de conversion ont été remplacées par un workflow unique composé de 30 tâches automatisées robustes intégrées dans ClicData. Ces tâches s’appuient sur des briques clés telles que des connecteurs API, des Data Flows et l’historisation des données. L’extraction des devis, l’application des règles métiers, la création des factures et la distribution des rapports aux équipes s’exécutent désormais chaque jour sans intervention humaine.
- Enrichissement des données depuis plusieurs sources : La flexibilité du connecteur Web Service a permis à WAAT de planifier des scénarios complexes via l’API ERP, aussi bien en lecture qu’en écriture. Les données des devis sont enrichies avec les informations de la plateforme de financement Advenir et des systèmes de supervision des bornes de recharge, offrant une vue complète et fiable de chaque dossier.
- 83 heures libérées en moins de 3 mois : En supprimant les tâches manuelles répétitives et les vérifications chronophages, WAAT a dégagé l’équivalent de plus de deux semaines de travail à temps plein en moins de trois mois. Les équipes métier peuvent se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée, tandis que les équipes techniques évitent des développements spécifiques longs et coûteux.
- Visibilité accrue et pilotage renforcé : L’automatisation applique systématiquement les règles métiers avec grande fiabilité et génère un suivi détaillé des traitements réalisés. Les équipes disposent désormais d’une visibilité claire sur les devis traités, exclus ou à corriger, rendant le pilotage quotidien de la facturation plus simple et plus fiable.
« En utilisant des Data Flows assez avancés et des planifications bien structurées, on arrive avec ClicData à faire des process vraiment complexes. Cette automatisation en 38 étapes, c’est loin d’être simple. C’est énorme en termes de croisement de données, de multisources, de sorties créées, d’appels API effectués. Ça fait plusieurs mois que ça tourne, c’est plutôt robuste, et les utilisateurs finaux sont vraiment très contents. »
